La comunicazione con il cliente che ci affida la gestione del suo sito internet ha un importanza fondamentale nel lavoro di un agenzia ed è un attività che non deve essere sottovalutata.
Fornire periodicamente un documento professionale, chiaro e che mostri vari aspetti dell’andamento di un sito è a mio parere quel quid che differenzia una gestione virtuosa da una un po’ più improvvisata.

Andiamo ad isolare ciascun aspetto della frase di cui sopra per capire come scrivere un report convincente per i nostri clienti:

• “Periodicamente”: analizza un preciso arco di tempo.

Scegli una tua scadenza temporale (mensile, trimestrale, annuale ecc…) e confronta il periodo scelto con quello precedente. Il confronto deve essere il primo comandamento del tuo report, non puoi far cadere i dati dalle nuvole, hai bisogno sempre di contestualizzarli in modo da mettere in mostra i miglioramenti o spiegare i peggioramenti.
Ti consiglio di iniziare con una divisione mensile e man mano che la gestione prosegue, di fornire anche report trimestrali o quadrimestrali. Nella gestione di un e-commerce il quadrimestre è molto indicativo in quanto ogni quattro mesi c’è un periodo di boom di acquisti (saldi Gennaio / saldi Luglio / Black Friday Novembre).

• “Professionale”: dimostra di sapere di cosa stai parlando

Ricorda: stai fornendo al tuo cliente un documento ufficiale a nome della tua agenzia.
Utilizza un tono formale e, non è superfluo dirlo, un italiano corretto.
Ovviamente questo non è un invito nell’eccedere in tecnicismi incomprensibili (come spiegherò in seguito la chiarezza è fondamentale) ma piuttosto a dimostrare la propria competenza sull’argomento.

• “Chiaro”: ricorda che spesso i clienti non sanno di cosa tu stia parlando.

Spesso la valanga di informazioni scritta nei report tende a sovrastare il cliente che può trovarsi disorientato.
Spiega tutto quello che scrivi e non dare niente per scontato, aiutati con grafici cercando di inserire nella stessa pagina testo e contenuto grafico in modo da guidare il cliente nella lettura, ti consiglio sempre prima testo e poi immagine (il cliente è solitamente pigro, potrebbe saltare la parte scritta e concentrarsi sulle immagini).
Ricorda sempre di essere disponibile a ulteriori spiegazioni e chiarimenti, spesso una telefonata o anche solo il fatto di essere reperibile tende a rassicurare il cliente.

• “Vari aspetti”: suddividi il tuo report in più punti in modo da non generare confusione.

La divisione interna di un report è fondamentale sia per chi scrive che per chi legge.
Per chi scrive aiuta a dividere meglio le idee e a raccogliere i dati senza tralasciare nessun aspetto, per chi legge rende il tutto più chiaro e anche “navigabile” (il cliente molto probabilmente sarà interessato maggiormente a taluni aspetti rispetto che ad altri, esempio le vendite).
Una buona impostazione per un report per un e-commerce potrebbe essere ad esempio:
Traffico al sito - Attività di marketing svolte - Analisi del lato seo - Analisi vendite.
Cerca comunque di snellire le parti interne senza essere eccessivamente prolisso in maniera da non perdere l’attenzione del lettore.

Per concludere, qualunque sia l’impostazione dei tuo report, sii sempre sincero e qualora i risultati dovessero non essere positivi non aver paura di mostrarli, cerca di spiegare i motivi di tale calo, e tutt’al più suggerisci soluzioni e consigli per migliorare la situazione.
Omettere o addirittura modificare un dato può soltanto essere deleterio a lungo andare.
Ora non ti resta che iniziare a raccogliere informazioni e scrivere, con il passare del tempo arriverai a capire quali sono gli aspetti a cui il tuo cliente è maggiormente interessato e “spingere” su questi.

dott. Orlando De Girolamo